151.4 Fichiers[//]

Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera avec tous les bases de données déja définies.

Propriétés variées d'un fichier de V-smart dans l'AFO 151:

Après le paramétrage des propriétés ci-dessus, vous devez sélectionner la base de données et cliquer sur le bouton Visualiser/modifier propriétés.. Maintenant, vous pouvez installer deux autres paramètres.

151.5 Index [//]

La base de données bibliographique ne peut pas être recherchée sans index. Des données sont stockées dans un index pour permettre l'accès rapide à une notice bibliographique qui contient ces données.

Après la sélection de cette option, un menu s'affichera :

151.5.1 Procédure d'indexation[//]

Pour la définition des index, des procédures d'indexation sont utilisées. Il y a des procédures d'indexation pré-définis installés dans le système. Il n'est pas recommandé d ecréer sa propre procédure sans consulter Infor.

Une procédure d'indexation est un élément des règles d'indexation qui peut être appliquée à certaines zones. La procédure d'indexation de type mot fonctionne ainsi :

1.      Collecte des zones et/ou sous-zones.

2.       Remplacer la ponctuation sans espaces.

3.       Supprimer Début & Fin & Double blancs.

4.       Détermine des mots individuels

5.       Transformer les diacritiques en non-diacritiques en majuscule.

6.       Transformer en majuscule.

7.       Supprimer les mots vides.

8.       Détermine la forme d'affichage du terme d'index.

9.       Créer des références automatiques pour les termes.

V-smart possède plusieurs procédures d'indexation. Vous pouvez les utiliser pour définir vos propres index.

151.5.2 Création d'un index[//]

Après la sélection de l'option Index du menu Index (Documents) – Options disponibles, un écran sommaire s'affichera:

Après la sélection de l'option Nouvel index, un menu s'affichera :

Donner un nom et une description à l'index et optionnellement des commentaires. Choisir une procédure d'indexation et la base de données. Assurez-vous de sélectionner l'espace de travail adéquat. Indiquer si l'index doit être disponible pour la recherche professionnelle (c'est-à-dire depuis la recherche standard dans l'AFO 111, 211, 321, 421 etc.). Enfin, vous pouvez utiliser l“'Affichage feuilletage” pour choisir un profil de groupe/élément à utiliser pour la présentation de la liste de résultats. Cela peut être utile pour les index de classification par exemple. Cliquer sur OK pour sauvegarder les paramètres.

Note:

Quand vous créez un nouvel index, il n'est pas automatiquement rempli avec des données. Cela ne se produit que quand vous créez ou importez de nouvelles notices bibliographiques ou modifiez  & sauvegardez des notices existantes dans l'AFO 111. Alternativement, vous pouvez ré-indexer des notices via l'AFO 157.

Les index sont disponibles dans le client de V-smart si le paramètre « Disponible pour la recherche professionnelle » est coché. Pour le WebOpac, vous déterminez séparément quels index seront disponibles (via les Préférences du WebOpac). Cela vous permet de proposer des index professionnels et publics différents.

151.5.3 Listes de mots vides[//]

Les mots vides sont des mots qui ne sont pas indexés. Ces mots sont également ignorés lorsqu'ils sont saisis comme partie d'une chaîne de caractères.

Les définitions du mot vide sont fonction de la langue, car ce qui peut être un nom dans une langue (Anglais : « ten ») peut être une préposition dans une autre langue (Néerlandais « ten »).

Dans le format Smart le système vérifie les contenus de l'étiquette 101 pour déterminer la langue de publication. Dans le format MARC21, cela dépend du paramétrage de l'index de restriction pour la langue. Normalement le système vérifiera d'abord la zone langue dans l'étiquette 008, puis l'étiquette 041.

Remarque :

L'option « Pas de tri trié » n'est plus en fonction.

Une fois que la liste des mots vides a été définie, elle peut être associée à l'ensemble d'un mécanisme.

151.5.4 Listes de référence[//]

Les listes de référence sont utilisées pendant la création automatique des termes d'index (ex. Pour les noms d'auteurs avec des préfixes comme van den broeck, ‘t hart, de la fontaine). Les entrées dans ces listes garantissent qu'il y aura des entrées supplémentaires dans l'index.

Donc, en fait, des listes de références sont à l'opposé des listes de mots vides. Mais :
 si vous avez une liste générale de mots vides qui inclue par exemple le premier article « LA » , cela garantit que ce terme sera ignoré lors de l'indexation et la recherche pour « la maison ». Si vous avez également une liste de référence pour les noms d'auteur qui ont aussi l'article français « LA », cela signifie que vous pourrez rechercher et retrouver l'auteur « la fontaine ».

Ils sont également fonction de la langue (voir les listes de mots vides ci-dessus pour une explication).

Une fois qu'une liste de référence a été définie, elle peut être associée à l'ensemble d'un mécanisme.

151.5.5 Restrictions[//]

Cette partie contient les définitions des restructions qui peuvent être utilisées pour qualifier des recherches  Il existe 12 index de restriction, vous ne pouvez pas en ajouter de nouveaux ou en supprimer. Mais vous pouvez modifier la formulation et les indiquer comme actif / inactif.

Lorsqu'un index de restriction n'est pas « actif », il ne s'affichera pas comme une option dans l'écran de recherche bibliographique dans les AFOs 111, 211, 311, 421, etc.

151.5.6 Index partiels[//]

Les index partiels permettent à Vubis Smart de présenter les résultats de recherche selon la nature d'ouvrage et la localisation de l'usager. Pour obtenir cela le système piste dans quel index partiel un titre appartient selon la nature d'ouvrage et/ou la localisation.

Un exemple. Votre bibliothèque se compose des départements adulte et jeunesse (en partie d'après la nature d'ouvrage) et vous souhaitez présenter ces départements en catalogues séparés au public.

·                - La bibliothèque consiste en une institution BIB et une localisation A, B et C

·                - Les natures d'ouvrages peuvent être distinguées par les éléments de leurs codes. Ex. JNF (jeunesse non-fiction), ANF (adulte non-fiction), JF (jeunesse fiction), AF (adulte fiction).

Configuration

L'étape la plus importante est de se rendre dans lndex – Index d'abord et de cliquer sur Definir propriétés générales pour tous les index. Sur cet écran vous devez cocher l'option Index partiels. Si vous ne le faites pas, configurer les index partiels n'aura aucun effet.

Maintenant vous pouvez configurer les index partiels. Ajouter une nouvelle définition, utiliser un code raccourci (ex. CENY, CENA, TOTA, etc.). Lier cela aux bases de données pour lesquelles l'index est adapté. Après la sauvegarde des détails vous reviendrez à l'écran d'ensemble. Sélectionnez le code nouvellement défini pour une autre configuration.

Vous pouvez maintenant faire une combinaison entre les natures d'ouvrage et les localisations. Voici quelques exemples d'index partiels possibles :

·                Un index partiel pour la collection totale de la localisation A :

-                                    - Définir la localisation comme BIB/A

-                                    - Définir la nature d'ouvrage *

·                Un catalogue jeunesse pour la localisation B :

-                                    - Définir la localisation comme BIB/B

-                                    - Définir comme nature d'ouvrage tous les types qui appartiennent au département jeunesse.

·                Un catalogue adulte pour toutes les localisations :

-                                    - Définir la localisation comme BIB/*

-                                    - Définir comme nature d'ouvrage tous les types qui appartiennent au département adulte.

Définir tous les index partiels requis. Pour le catalogue « complet » vous n'avez pas à définir un index partiel, vous proposez au lieu de cela une option profil ou recherche sans utiliser les index partiels.

Veuillez noter qu'il est utile d'avoir une distinction propre entre les natures d'ouvrage pour les ouvrages jeunesse et adulte, lorsque vous souhaitez créer des « catalogues » jeunesse et adulte séparés.

Construire des index partiels

Pour activer les index partiels définis, il y a un certain nombre d'étapes. Pour chaque notice bibliographique et autorité il faut déterminer à quel index partiel elles appartiennent. Cela requiert une indexation complète du système, pour lequel vous devez cocher l'option « Reconstruire l'information des index partiels avant l'indexation ? ». Dans ce cas le système vérifie pour chaque notice bibliographique et autorité à quels index partiels elles appartiennent. Cette information est sauvegardée pour chaque notice bibliographique et autorité, pour les index qui seront construits après cette étape.

Ré-indexation

Un index séparé pour les index partiels doit être défini. Cette définition est identique à celle d'un index de restriction, choisir les index partiels de restriction pour cet index. Vous ne devriez pas définir des sous-zones pour cet index.

Dès que les données de l'index partiel sont définies comme (un) index séparé, il suffit de ré-indexer cet index particulier. Notez que vous ne pouvez faire cela qu'une fois qu'un index partiel a déjà été construit précédemment. Lorsque cela n'a pas encore été fait (c'est à dire qu'il s'agit de votre premier index partiel), vous devrez faire une ré-indexation complète. Le nouvel index pour les données de l'index partiel doivent avoir été définies avant cela.

Une fois que les index partiels ont été définis, cette information est enregistrée pour chaque nouvelle notice bibliographique et autorité (importée ou ajoutée manuellement). Par conséquent, en théorie, il n'est pas nécessaire de reconstruire l'information de l'index partiel, construire l'index spécial une fois devrait être suffisant.

151.5.7 Liste de symboles[//]

Dans les listes de caractères vous pouvez définir une liste de caractères utilisable comme partie de l'ensemble d'un mécanisme (voir ci-dessus). Lorsque vous utilisez la liste de mécanisme RemplacerCaractère tous les caractères tels que définis dans la liste seront remplacés par un blanc. Lorsque vous utilisez la liste de mécanismes RemplaceCaractère tous les caractères tels que définis dans la liste seront supprimés de la chaîne à indexer.

151.5.8 Tri[//]

Il est possible de laisser l'usager trier les résultats de la recherche dans le WebOpac, en utilisant les liens hypertextes en-tête de colonnes. Pour cela il est nécessaire d'avoir des index de tri requis. Vous ne pouvez pas définir vos propres inde de tri. Mais vous pouvez spécifier quel profil doit être utilisé pour chaque index de tri.

Il est également important d'utiliser l'option Reconstruire le tri des index sur cet écran, après avoir créé les définitions pertinentes dans les Preferences du Web.

151.6 Relations[//]

La quatrième option de l'AFO 151 est Relations. Le but des Relations est d'effectuer des liens entre diverses notices dans la même base.

Dans ce diagramme, vous voyez trois niveaux : les collections, les parties et les sous-parties. Une notice bibliographique peut être une série qui est liée à des notices de parties. Ces notices de parties individuelles ont des rélations réciproques avec la notice principale. D'une part les parties individuelles peuvent aussi être liées à des sous-parties comme des morceaux d'un CD, etc. Elles sont également réciproques.

Les relations sont représentées par des flèches dans le diagramme. Il est important de noter qu'une relation entre des notices peut de faire du niveau inférieur vers le niveau supérieur ou vice versa – C'est à vous de choisir. Noter également que les relations réciproques sont créées automatiquement par le système.

V-smart possède une liste de types de relation. Vous pouvez la consulter dans l'AFO 151 -> Relations. De nouveaux types peuvent être créés si nécessaire.

Cliquer sur un type pour modifier les données d'une relation.